Passa ai contenuti principali

Industrializzazione dei processi lavorativi per l'Agenzia Immobiliare e non solo.

Grazie a nuovi strumenti tecnologici l’industrializzazione dei singoli processi lavorativi può essere applicata a qualsiasi azienda di qualsiasi settore e dimensione, anche nella tua Agenzia Immobiliare. Oggi, chiunque, utilizzando corrette routine lavorative, può mettere in seria difficoltà concorrenti ben più strutturati che per, pigrizia o incapacità, non hanno saputo trasformarsi alla massimizzazione del lavoro.

Negli ultimi cinque anni ho orientato tutte le routine lavorative delle mie aziende verso l’industrializzazione dei processi operativi. L’ho fatto per venire incontro ad un’esigenza sempre più impellente: ottimizzare il mio tempo e quello dei miei Collaboratori.

Il mio concetto di industrializzazione è uno spin-off del fenomeno del diciassettesimo secolo relativo alla modernizzazione della collettività, che aveva come obbiettivo principale quello di portare benessere a tutti. Nel mio caso il processo lavorativo viene industrializzato per portare risparmio di tempo e di risorse.

Industrializzazione dell’assistenza alla Clientela

All’interno di RevoFactory Srl, la società che ho creato per sviluppare e distribuire prodotti digitali dedicati alle agenzie immobiliari, acquistata il 26 Giugno 2020 dalla Società idealista, l’applicazione più efficace del concetto sopra esposto l’ho ottenuta con il reparto che fornisce assistenza alla Clientela. Il primo passo è stato quello di “spostare” le comunicazioni dal telefono verso: l’indirizzo di posta elettronica, applicativi web come servizi di chat “in diretta” e gruppi Facebook con accesso su invito. Con queste operazioni ho ottenuto il vantaggio di industrializzare il riscontro agli utenti tramite un sistema di canned responses che consente l’inserimento automatizzato di risposte con contenuti pre formattati nei messaggi relativi alle domande delle Agenzie Immobiliari mie Clienti. L’adattabilità dei miei Collaboratori a quanto appena descritto ha necessitato di qualche tempo e come per ogni trasformazione ha avuto anche alcuni aspetti collaterali che sono risultati essere marginali rispetto ai benefici creati. Una delle scelte che ho attuato per l’assistenza ai miei prodotti è stata quello di avere un unico e solo indirizzo email per la ricezione dei messaggi, siano questi indirizzati ad uno specifico specialista o per specifica tematica. Grazie ad un sistema di filtri ed etichette, le comunicazioni vengono smistate al corretto interlocutore e la Clientela ha solo da ricordare un unico indirizzo di posta elettronica.

Gestione dei contratti e delle licenze

Un altro esempio dell’utilità dell’industrializzazione dei processi lavorativi, è constatabile nella gestione dei contratti azienda / Clienti. Nella mia esperienza, sempre in RevoFactory, sono riuscito ad automatizzare l’iscrizione a nuovi servizi con notifica di scadenze delle prove gratuite, richieste di acquisto, composizione contratti, emissione fatture, solleciti e verifica del denaro in entrata. L’industrializzazione, in questo caso, è stata realizzata grazie a strumenti in parte esistenti e in parte creati direttamente dalla mia società. Il vantaggio? Anche in questo caso massimizzazione del lavoro che può essere gestito anche da una sola risorsa umana.

Handbook, la bibbia dei miei collaboratori

Una delle applicazioni più sorprendenti dell’industrializzazione dei processi di business che sono riuscito a realizzare, è sicuramente l’handbook creato per ogni società che gestisco. L’handbook si potrebbe descrivere come il libretto delle istruzioni di un’azienda. Basato su un file tabellare condiviso, contiene ogni singolo passaggio operativo da attuare per ottenere un risultato. Minuziosamente descrive, per esempio: le azioni da compiere per l’attivazione di un servizio, come rispondere telefonicamente ad una problematica, come compilare una fattura, come gestire una criticità con un Cliente, come rinnovare un servizio di terze parti. Addirittura nell’handbook si descrivono azioni che possono sembrare banali ma che servono alla gestione quotidiana e interna dell’ufficio, per esempio: come tenere l’inventario delle forniture da acquistare (dalla bustina di zucchero ai prodotti di cancelleria) e i relativi fornitori, dove trovare determinato materiale in ufficio, come gestire la cassa degli spiccioli necessari ai piccoli acquisti.

L’handbook è di vitale importanza durante l’inserimento di un nuovo componente nel team lavorativo che può così integrarsi e operare in brevissimo tempo grazie alle istruzioni contenute nel documento. L’handbook deve essere costantemente aggiornato e chiunque, deve poterlo fare. Negli ultimi anni in RevoFactory ho avuto la fortuna di avere dei collaboratori speciali, prime fra tutti Anna ed Elisa che hanno strutturato ed evoluto il nostro handbook fino a farlo diventare una vera e propria “bibbia” lavorativa.

L’industrializzazione dei singoli processi lavorativi, come detto, è applicabile in qualsiasi azienda e il business della tua Agenzia Immobiliare ben si adatta a questo modo di operare. In tanti anni di esperienza ho avuto il piacere di aiutare tuoi Colleghi a stravolgere le loro modalità di approccio alla mediazione facendogli risparmiare tempo e massimizzando i risultati. E tu? Quale ambito lavorativo potresti industrializzare?

Cristian Fresolone
fresolone.com

Commenti